Библиотека Mosbiblio

Забота о клиенте
"Если покупатель грубит, мы отвечаем улыбкой! Никто - ни продавец, ни заведующий, ни зам. директора - никогда не ответит грубостью на грубость. Многие посетители бывают чем-то недовольны, они возмущаются и требуют того, чего у нас нет. Мы же советуем им приобрести что-нибудь другое. Вначале я просто не представлял себе, как веста себя с покупателями и продавать товары. Поэтому во время нашего обучения особое внимание было уделено нашему отношению к покупателям. Это было очень полезно. Многие наши покупатели говорят, что в "Ирландском Доме" очень высокая культура обслуживания."
Михаил Новиков, отдел электроники, "Ирландский Дом", Москва.
Заботиться о клиенте значит относиться к нему с уважением. На Западе говорят "клиент - король"! Если бы не было клиентов, то не было бы и вашего предприятия.
Очень часто клиенты чувствуют себя нежданными гостями в магазине или в офисе. А ведь они пришли, чтобы тратить деньги, деньги, из которых выплачивается зарплата, и которые создают вашу прибыль. Персонал может быть невежлив, им, может быть, не хочется обслуживать этих клиентов, особенно перед перерывом на обед!
Посетители могут и не показать свое возмущение на этот раз, но почти наверняка они не вернутся к вам и могут обратиться к вашему конкуренту.
В условиях конкуренции у клиентов есть право выбирать, и они воспользуются им и пойдут к тому, кто сумеет их оценить.
Этот принцип нужно применять во всех аспектах своего бизнеса и на всех этапах процесса купли-продажи, от приема заказа по телефону до доставки ваших товаров покупателям.
Иногда обслуживающему персоналу трудно смириться с мыслью, что к клиенту надо относиться как к важной персоне. Ведь до начала реформ в России их положение давало им большую власть над клиентом. Продавец решал, кому и какие товары продавать и, как правило, получал дополнительное "вознаграждение" только за то, что выполнял свои функции. В условиях рынка такие отношения быстро уходят в прошлое, поскольку ужесточается конкуренция, и потребитель выходит на командные позиции.
Фирма, работающая по принципу "забота о клиенте в первую очередь", уделяет большое внимание сохранению постоянных клиентов и созданию обстановки долгосрочных связей, демонстрируя постоянную готовность удовлетворить потребности клиента.
Сохраняя существующих клиентов и умело используя рекламу для привлечения новых, вы создаете устойчивую клиентуру. Если от вас уходят постоянные клиенты, это ведет к тому, что новые клиенты лишь приходят на смену старым, и ваша сеть сбыта не расширяется. Забота о клиенте не только удержит его у вас, но и поможет вам в развитии бизнеса.
"Некоторые наши продавцы никак не могут этого понять. Они никак не могут привыкнуть к тому, что именно они отвечают за продажу товара, где-то в подсознании они все еще считают, что за это отвечаем мы, начальники. Главное, что нам нужно сейчас обеспечить, это чтобы наши люди выполняли свои функции и проявляли заботу о покупателях. Им пока еще не совсем ясно, что чем больше магазин продаст, тем выше их заработок. Хамства в Москве еще предостаточно, даже в коммерческих магазинах, куда капитализм буквально ворвался без всякого предупреждения. Иногда и в таких магазинчиках продавец может нагрубить покупателю. И тогда задумываешься: "Да, мышление еще не созрело!" Действительно, вся проблема в этом. Мы все еще по привычке готовы только брать, а в бизнесе надо что-то и отдавать."
Вачаган Енгибарян, директор аптеки "Старый Арбат", Москва.

Глава 13: Ваша фирма и кадры

«Если у вас производство и наемные работники, то вы все время Л—/думаете о том, как бы чего не произошло, стараетесь, чтобы ваши люди были довольны. Вы должны создать для них удовлетворительные условия, чтобы они хорошо работали. От них зависит судьба фирмы."
Вахтанг Махарадзе, генеральный директор "Интерфермы", Москва.

Когда вы откроете свое предприятие, и дела пойдут хорошо, вы обнаружите, что в сутках просто не хватает часов, чтобы все успеть самому. Стало быть, вам надо будет нанимать помощников. Возможно, если вы открываете крупную фирму, вам придется нанимать персонал для выполнения тех задач, которые вы поставили в своем бизнес-плане. Как бы то ни было, вам нужно четко представлять себе, как подбирать кадры и работать с кадрами.
В этой главе мы расскажем о некоторых методах работы с кадрами, чтобы вы смогли более ясно представить себе кадровые проблемы на вашей фирме.

"Сегодня основная задача нашего акционерного общества заключается в том, чтобы изменить отношение рабочих к качеству своего труда. Во-вторых, нам надо укрепить производственную дисциплину. И, в-третьих, добиться от рабочих понимания того, что они являются совладельцами фабрики. Если они будут хорошо работать, то в конце года они получат свою долю прибыли в дополнение к зарплате. Мне кажется, люди еще не до конца понимают, что развитие фабрики в их же интересах, тем более, что их собственность переходит по наследству. Они должны заботиться о ней. Нам предстоит еще очень много сделать, но, на мой взгляд, эти задачи - самые важные." Леонид Лейбов, генеральный директор А/О "Мосфурнитура", Москва.

Правильный подбор сотрудников и, впоследствии, работа с ними, создание необходимых стимулов в дополнение к текущим делам требуют от руководителя массу времени. Предлагаемые методы работы с кадрами снимут много потенциальных проблем и помогут создать благоприятную рабочую обстановку между вами и вашим коллективом.

"Что касается бизнеса, я не хочу делить его на русский и западный. Мне кажется, если научить людей, организовать их и платить им нормально, то наши рабочие будут работать не хуже западных. А инженеры и техники, и в этом наши итальянские партнеры со мной согласятся, у нас не хуже , чем в Италии."
Валерий Докшукин, дитектор.СП "Заритал" (Zarital), Москва.

Обязательно ли нанимать людей?

При найме персонала на работу вы берете на себя и на предприятие огромную ответственность как за их благосостояние, так и за многие юридические аспекты, связанные, например, с удержанием их подоходного налога. Прежде, чем принять решение о найме персонала, подумайте, не проще ли привлечь сторонние фирмы для выполнения некоторых работ для вашего предприятия.
Это означает, что вы будете платить за работу какому-то другому предпринимателю или фирме, а не зарплату вашим рабочим. Это очень удобное решение для таких конкретных работ, как, например, доставка товаров или уборка помещений. В Великобритании такая практика общепринята и есть специализированные фирмы, которые предоставляют услуги по уборке и охране помещений предприятиям, которые не хотят брать людей на неполный рабочий день.

Ключевые элементы работы с кадрами

Термин "работа с кадрами" включает в себя целый ряд функций и задач, связанных с руководством вашим коллективом. Объединив их в единый комплекс, можно разработать общую стратегию кадровой политики. Впоследствии, по мере развития вашего бизнеса, умея заранее предусмотреть нужды ваших работников, вы сможете своевременно решать ваши задачи. Работа с кадрами состоит из следующих ключевых элементов:
1. Оценка ваших потребностей
2. Набор кадров
3. Прием на работу
4. Обучение
5. Контроль
6. Оценка качества работы персонала
7. Руководство кадрами
8. Планирование кадровой политики
Вам может показаться, что все это не имеет отношения к вашему бизнесу, мол, ваша фирма маленькая, и у вас в штате будет всего несколько человек. Но, по крайней мере, знать об этом надо, потому что когда вы будете принимать решения по кадровым вопросам, вы будете правильно мыслить и легче найдете общий язык с сотрудника¬ми. А это позволит вам уделять больше внимания другим текущим делам и не терять времени на кадровые вопросы.

1. Оценка ваших потребностей
Если вы неправильно рассчитаете ваши потребности, то можете оказаться в ситуации, когда набранный персонал непригоден для работы, на которую нанят. Не то чтобы плохие работники, просто, может быть, больше подходят для другого дела. Вряд ли человек, который умеет торговать народными промыслами на рынке, подойдет на роль руководителя бухгалтерии.
Существует ряд признаков, по которым можно определить неправильный подбор кадров:
Низкие показатели работы
Несоблюдение сроков
Подавленное настроение в коллективе
Конфликты между сотрудниками
Высокая текучесть кадров

Чтобы подобрать подходящих специалистов, необходимо проделать следующую работу:
а. Найти вакансию - как только вы определите, что есть потребность в
найме нового сотрудника, вам следует продумать следующие вопросы:
Нельзя ли выполнить эту работу за неполный рабочий день?
Нельзя ли реорганизовать работу коллектива так, чтобы разделить дополнительный объем работы среди остальных сотрудников?
Неважно, новая это единица или существующая, подумайте, нельзя ли реорганизовать этот участок вашего предприятия.
б. Проанализировать содержание работы - вам надо понять, в чем состоят функции человека, выполняющего эту работу. Иначе вам просто не найти нужного специалиста.
Название должности, задачи и основные обязанности? Каковы профессиональные и физические требования? Требуется ли специальная подготовка или опыт работы?
Есть ли у человека, занимающего эту должность, подчиненные или планируются таковые?
Кому будет подчинен человек, занимающий эту должность?
Понимаете ли вы, как руководитель, суть работы и знаете ли, как она должна выполняться?
В результате такого анализа вы получите более полное представление об этой должности, а также проверите, как она вписывается в общую картину вашего бизнеса, и нет ли необходимости пересмотреть параметры этой должности.
в. Составить должностную инструкцию - с помощью данных анализа выполняемой работы вы сможете написать должностную инструкцию.
Она должна включать следующие параметры:
Название должности и кому подчиняется данный работник Обязанности и основные функции работника Вознаграждение, в том числе зарплата, сверхурочные и отпуск.
Дополнительные льготы, например, комиссионные или скидки.
Разработав и написав должностную инструкцию, руководитель будет знать, что требуется от сотрудника. Эта должностная инструкция может использоваться и для последующих работников на этой должности, но ее следует пересматривать, поскольку и задачи фирмы, и общая экономическая ситуация могут измениться.
г. Разработать максимальные требования к работнику - теперь вы можете составить полную характеристику специалиста, идеально подходящего для данной должности. Такая характеристика может составляться по следующим показателям:
Физические требования, а именно: сила, ловкость, зрение.
Опыт работы, т.е. способность работать на специальном оборудовании.
Уровень квалификации, т.е. специальность, например, плотник или электрик и т.п.
Образование, т.е. среднее или высшее.
Характер, т.е. может ли иметь дело с раздраженными или упрямыми клиентами.
Теперь вы в состоянии написать весь набор требований к специалисту, наиболее подходящему для данной должности. Кроме того, это ускорит процесс отбора кандидатов и собеседований с ними.

"Мы решаем, что нам нужны дополнительные люди, когда у нас большой объем работы или возникают проблемы, которые мы не можем решить самостоятельно. К настоящему моменту наш доход вырос значительно, и поэтому мы решили принять на работу еще одного специалиста, который должен будет конкретно заниматься организацией перевозок нашего оборудования в России. Раньше у нас никто этим не занимался, но теперь, поскольку мы сталкиваемся с проблемами в этой области, мы решили взять его."
БобЭйджи, генеральный директор фирмы "Рэнк Ксерокс" (Rank Xerox), Москва.

Многие в России сегодня ищут работу, причем некоторые являются специалистами высшей квалификации. Однако, если выдадите им должность ниже уровня их профессиональной подготовки, они могут разочароваться и отдача от них будет ниже, чем от человека с более подходящим уровнем квалификации.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Допустим, вы открыли свою фирму, и дела у вас идут хорошо. Причем настолько хорошо, что вы захотели заняться проработкой еще одного варианта бизнеса. Деньги есть, так как вы можете использовать прибыль от вашего первого предприятия, но вы не в состоянии руководить сразу двумя фирмами. Поскольку фирма прибыльная и дает стабильный приток средств, вы предпочитаете оставить ее под своим контролем и ни в коем случае не продавать. Как поступить ?
Вы видите, что хотя ваш персонал хорошо справляется со своей работой, среди них нет никого, кто был бы достаточно компетентен, чтобы заменить вас на месте руководителя. Стало быть, вам придется нанять человека на вашу должность, а самому заняться новым бизнесом. А для этого вам необходимо пройти по всем этапам анализа своей должности:
1. Найти вакансию - в данном случае очевидно, что нужен -человек на полный рабочий день, но стоит посмотреть, нельзя ли несколько перераспределить обязанности и частично переложить ответственность на других сотрудников.
2. Проанализировать содержание работы - здесь вам придется разграничить обязанности между вашим новым исполнительным директором и вами, владельцем фирмы. Раньше вы выполняли их сами, а теперь их нужно будет разделять. Вы не захотите, чтобы ваш директор был вправе принимать решения, находящиеся в сфере компетенции владельца.
3. Составить должностную инструкцию-инструкция должна быть сформулирована четко с разъяснением различных обязанностей. Потребуется также навести справки о размерах зарплаты директора на сегодня. Эту информацию можно получить от других предпринимателей или из газетных объявлений. Вам нужно будет найти золотую середину, то есть привлечь достойного кандидата и в то же время не слишком увеличить фонд заработной платы.
4. Изложить максимальные требования к кандидату - вам следует провести разграничение между вашим потенциалом и способностями вашего кандидата-директора. Благодаря этому вы сможете проанализировать ваши собственные сильные и слабые стороны. Может быть, есть смысл поискать человека, обладающего качествами, которых вам не достает.
Теперь у вас есть набор требований, который вы используете позже при поиске себе замены.

2. Набор кадров
Теперь, когда вы составили подробную характеристику должности и требования к кандидатам, остается их найти и принять на работу.
А). Существует много методов подбора кадров, хотя некоторые из них пригодны лишь для определенных должностей: для неквалифицирован¬ного персонала, технических специалистов или управленческого состава:
i. Друзья и родственники - четких рекомендаций по приему на работу друзей и родственников нет. У таких работников могут быть как преимущества, например, лояльность и честность, так и недостатки, а именно, трудно уволить, если они плохо работают.
ii. Свои кандидаты - на некоторых фирмах практикуется начинать с предложения вакансий членам коллектива, которые желают получить более ответственную должность или сменить работу. В отдельных случаях разрешается принимать на работу в первую очередь друзей и родственников, поскольку считается, что это будет способствовать созданию раскованной обстановки и дружного коллектива.
iii. Объявления - если по должности требуются работники невысокой квалификации, то иногда целесообразно расклеить объявления вблизи от фирмы, а не помещать сразу же приглашения в газете.
iv. Приглашения в газетах - это более дорогостоящий способ поиска кандидатов, хотя можно такие объявления помещать и в бесплатные газеты. В таком приглашении следует оговорить конкретные требования к должности, чтобы ограничить приток претендентов. Объявление должны увидеть нужные люди, поэтому надо внимательно смотреть, кто читает эту газету.
v. Высшие учебные заведения - для некоторых должностей, например, технических или языковых специалистов, целесообразно обращаться непосредственно в местные институты или университеты и предлагать работу выпускникам. Можно также договориться с этими учебными заведениями, чтобы они производили предварительный отбор.
vi. Агентства по трудоустройству - новая организация работы по подбору кадров, которая утверждается в настоящее время в России. Такие агентства называются Центры занятости. За определенное вознаграждение они подыскивают кандидатов на замещение вакансий, отвечающих соответствующим требованиям предприятий-заказчиков. Эта система предназначена преимущественно для подбора кадров на руководящие должности или узких специалистов.
Информация о работе и фирме, которую вы будете предоставлять кандидатам, должна быть понятной, конкретной, правдивой и вызывать интерес. Вы можете предложить кандидатам позвонить вам, написать письмо или прийти в офис в установленное время. В отдельных случаях вы можете попросить их назвать конкретных людей, которые могли бы рекомендовать их, и у которых можно было бы навести справки по этим кандидатам, т.е. по их послужному списку, опыту работы и т.п. Если данная должность требует более тщательного отбора кандидатов, то вы можете послать или выдать кандидатам специальную форму заявления для заполнения.
Б). После ознакомления со всеми заявлениями, вам следует сличить их с вашими требованиями и составить небольшой список кандидатов для собеседования. Иногда стоит сохранить координаты тех, кто не прошел собеседование, на случай, если в будущем возникнет аналогичная вакансия.
В). Каждый кандидат по этому списку должен пройти собеседование. Во время собеседования пусть кандидаты задают вопросы и вообще почувствуют, что эта работа им подходит. Желательно, чтобы кандидаты больше рассказывали о своей работе, квалификации, а не просто слушали вашу лекцию о том, как им повезет, если они будут работать в вашей фирме. Следует также провести соответствующее тестирование уровня квалификации в письменной форме или через практические задания. В ходе собеседования вам также нужно обсудить зарплату и другие условия работы на этой должности и дать кандидату возможность задать вопросы о вашей фирме.
Г). Выбрав кандидата, вам нужно связаться с ним, желательно с помощью письменного уведомления, в котором вы ему официально предлагаете работу в конкретной должности и излагаете условия найма. Если он согласен, то вам следует предложить ему дать согласие в письменном виде, поскольку этот документ может стать основанием для оформления трудового договора с вашей фирмой.
Вы также должны известить и тех кандидатов, которые не прошли отбор, о своем решении.

"Как правило, я беру сотрудников по знакомству, но не по блату, а потому, что их рекомендуют по их квалификации. Мы проверяем их, например, знание языка, а потом принимаем, обычно с двухмесячным испытательным сроком."
Карина Микаелян, менеджер печатного салона "Альфаграфикс" (Alphagraphics), Москва.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
1. Проанализировав вашу должность, напишите приглашение на работу. Подумайте, где вы его разместите или будете искать кандидатов. Подготовьте также условия, которые вы предложите претендентам.
2. Затем постарайтесь ответить на следующие вопросы:
Предложенные условия такие же, что и у вас, лучше или хуже ? Если вы себе платите слишком много, каковы будут последствия ? Вправе ли вы ожидать, что другой человек будет так же много работать, как и вы?
Есть ли смысл нанять кого-то для выполнения вашей текущей работы, чтобы вы могли заняться дальнейшим развитием бизнеса?

3. Прием на работу
Вы, как работодатель, несете ответственность за выполнение всех юридических требований в части найма сотрудников на работу. Не¬соблюдение законодательства влечет за собой правовые санкции. Эти вопросы не рассматриваются в данной книге, но в ваших же интересах их досконально изучить:
Основные права сотрудников
Минимальная заработная плата и отчисления в госбюджет Права на очередной и "декретный" отпуск Требования по охране здоровья и технике безопасности
Условия, на которых вы принимаете на работу ваш персонал, изложены в форме договора с правами и обязанностями для обеих сторон. Каждый сотрудник прежде, чем приступить к работе, должен расписаться в документе, где должны быть изложены все условия найма и работы в данной должности. Этот документ впоследствии может защитить и работника, и нанимателя от претензий в случае возникновения спора.

4. Обучение
В процессе отбора кандидатов вы остановите свой выбор на наиболее квалифицированных и опытных специалистах. Однако трудно рассчитывать, что новички сразу поймут, например, организационную структуру вашего бизнеса или быстро освоят какое-то специальное оборудование. Да и работающим сотрудникам тоже необходимо обновлять свои знания по различным аспектам вашего бизнеса в привязке к выполняемой ими работе. Нельзя рассматривать обучение как некий общеобразовательный процесс только для "высшего" руководства.
Некоторые сотрудники склонны относиться к обучению как к своего рода льготе, дающей возможность отлучаться с работы, а ведь оно совершенно необходимо для успешной работы фирмы. В нем заложены все преимущества для каждого сотрудника в отдельности и для фирмы в целом. Преимущества обучения для вашего бизнеса следующие:
Персонал узнает больше о вашей фирме и вырабатывает чувство принадлежности к ней.
Они узнают о новых разработках и появлении новых видов техники.
Повышается чувство удовлетворенности коллектива, поскольку люди чувствуют, что их ценят.
В сочетании с эффективным стимулированием обучение поможет вам получить максимальную отдачу от ваших сотрудников.
Необходимость в обучении появляется в различные периоды деятельности вашей фирмы.
а. Вводный курс обучения - целью его является помочь новичку почувствовать себя участником вашего бизнеса. Он должен получить всю необходимую информацию и помощь для освоения своего участка работы. Такой курс должен начинаться сразу, как только новичок выйдет на работу.
б. Повышение квалификации работающего персонала - помогает сотрудникам выполнять свою работу более эффективно. Необходимость в таком обучении может быть продиктована следующими соображениями:
Пожелание самого коллектива сотрудников Проблемы на определенных участках Новые разработки в технологии
Текущая практика ведения дел и показатели работы конкурентов
Результаты аттестации персонала, выявившие пробелы в квалификации
Обучение может проводиться по разному: На рабочем месте
Короткие консультации в процессе работы Организованные курсы обучения в течение какого-то времени Краткосрочные курсы с отрывом от производства
Следует продумать и такие вопросы: Кто будет осуществлять обучение? Кого необходимо обучать? Где организовать обучение? Какова продолжительность обучения? Какова стоимость обучения?
После завершения программы обучения, вам предстоит оценить ее эффективность. Это сводится к опросу и сотрудников и инструкторов, анализу их комментариев и, впоследствии, оценке качества работы сотрудника, прошедшего обучение.
Обучение следует рассматривать как капиталовложение в ваш персонал наряду с затратами на содержание имущества вашего предприятия. Это поможет вашим работникам повысить эффективность своего труда.

"Обучение уже дало положительные результаты, и мы удовлетворены качеством нашей обуви и производительностью груда."

"До недавнего времени здесь находились итальянские специалисты. Они обучали персонал работе на новом оборудовании и прививали им новое отношение к качеству изготовления обуви. Мы выпускаем такую же обувь, как и на Западе, поэтому мы стараемся изменить их отношение к результатам своего труда. Раньше они "производили" обувь, которую сваливали в магазинах, не заботясь о внешнем виде, даже об этикетке. Обучение уже дало положительные результаты, и мы удовлетворены качеством нашей обуви и производительностью труда."
Джулиано Джардини, технический директор СП "Заритал" (Zarital), Москва.

5. Контроль
Перспектива работы с кадрами может отпугнуть начинающего бизнесмена, однако, если взаимоотношения между вами, как работодателем, и вашими работниками понимаются правильно, то это значительно облегчит вашу работу. Трудности могут возникнуть из-за недопонимания, так что вы должны в первую очередь добиться того, чтобы весь ваш персонал совершенно ясно представлял себе, что от него требуется, и какой существует порядок разрешения спорных вопросов.
а. Трудовая дисциплина - по возможности вам следует довести до сотрудников ваши дисциплинарные требования к ним и четко определить, что считается мелким нарушением (разовые опоздания), серьезным нарушением (систематические опоздания или брак в работе) и должностным проступком или преступлением (злостные прогулы или воровство).
б. Дисциплинарные взыскания - они налагаются на лиц, виновных в нарушениях внутреннего распорядка. Как правило, виновный в письменном виде извещается о нарушении и принимаемых в отношении его мерах. В этих вопросах следует проявлять справедливость и разумную осторожность.
в. Рассмотрение жалоб - аналогичным образом, если у сотрудника имеется жалоба на кого-то из членов персонала или на руководство, он должен сначала доложить о ней своему непосредственному начальнику с тем, чтобы тот объективно в ней разобрался. Ваше решение по такому вопросу должно быть беспристрастным и сопровождаться принятием конкретных мер, иначе эта система окажется неэффективной.

6. Оценка качества работы персонала
Официальная процедура аттестации ваших сотрудников полезна не только для них, но и для вашего предприятия. При оценке их работы вы должны:
Проанализировать показатели работы сотрудника за последний год.
Подчеркнуть и похвалить его за его сильные стороны. Выявить и разобраться вместе с ним в его слабых сторонах.
Определить задачи на будущее, которые могут включать обучение или повышение квалификации.
Дать сотруднику возможность высказаться по результатам аттестации.
Выслушать замечания относительно условий работы персонала. Обсудить любые жалобы или вопросы дисциплины.
Если вы будете регулярно проводить такую аттестацию, то ваш коллектив почувствует, что вы следите за качеством их работы. Это убавит их самодовольство и побудит к общению с вами.

7. Руководство кадрами
Постоянный контроль за вашими сотрудниками совершенно необходим для обеспечения эффективной отдачи. Мы уже цитировали Леонида Лейбова. который говорил, что российские рабочие при старой системе превращались в роботов. Сегодня рабочие ждут большего от своих работодателей, и многие хотят участвовать в развитии своих предпри-ятий. Два ключевых аспекта, которые необходимо рассмотреть в этой связи, это - ваш контакт с коллективом и ваши методы стимулирования.
Каналы общения с вашими сотрудниками могут быть официальными и неформальными. Это - встречи с глазу на глаз, книга предложений персонала, доска объявлений, ящик для предложений или информа¬ционные сообщения, раздаваемые в день получки.
Хороший контакт улучшает микроклимат в коллективе, так как пресекает всякие слухи и недоразумения и высвечивает все проблемы в зародыше, не позволяя им разрастаться в неразрешимые противоречия. Общение - это улица с двусторонним движением, т.е. вы должны быть готовы выслушивать и лестные высказывания, и критические замечания в свой адрес, и вам следует серьезно относиться к предложениям коллектива.
Чтобы эффективно стимулировать ваших сотрудников хорошо выполнять свою работу, надо знать их нужды. Стимулами могут служить самые различные факторы: размеры зарплаты, условия работы, поездки, пенсия, льготы, продвижение по службе. Как руководитель, вы должны считаться с ними и как с коллективом, и как с отдельными личностями. Если у вас налажен хороший контакт, и вы прислушиваетесь к замечаниям ваших работников, то вы очень скоро будете знать, чем их заинтересовать. Вам только нужно будет обеспечить те факторы, которые являются стимулами для них.

"По итогам каждого месяца мы определяем лучшего работника. Каждый сотрудник получает специальную форму, куда он заносит фамилию того, кто, по его мнению, является лучшим в истекшем месяце. Решение принимают сами сотрудники, руководство к этому не имеет никакого касательства. Прекрасный стимул! Победитель
получает премию и значок "Лучший за месяц", а его фотография вывешивается на доску почета."
Михаил Новиков, отдел электроники, "Ирландский Дом", Москва.

Руководство предприятий вынуждено разрабатывать специальные льготы для того, чтобы удержать своих работников.

"Мы строим девятиэтажный дом для тех рабочих, которые особенно нуждаются в улучшении жилищных условий. Есть у нас и свой магазин, где наши рабочие и посторонние люди могут делать покупки без участия всяких посредников. Магазин уже работает полгода, и все знают, что здесь можно купить одежду дешевле."
Левон Хачкинаян, генеральный директор трикотажно-галантерейного П/О, Ростов-на-Дону.

8. Планирование кадровой политики
По мере развития вашего бизнеса вам могут потребоваться дополни¬тельные работники или возникнет необходимость в переобучении существующих. В нашей книге мы не раз упоминали о планировании. В вопросах кадровой политики оно не менее важно, так как помогает выделить те нерешенные проблемы, которые требуют внимания, пока они не переросли в серьезные осложнения. Следующие рекомендации должны вам помочь:
Проанализируйте возможности вашего коллектива.
Составьте прогноз ваших потребностей на ближайшую перспек¬тиву с учетом того, что количество персонала будет колебаться в связи с уходами на пенсию и увольнениями.
Примите во внимание планы вашего предприятия на будущее.
Примите в расчет такие внешние факторы, как дефицит квалифицированных специалистов.
Сравните ваши предполагаемые потребности с имеющимися у вас людскими ресурсами.
Определите уровень прироста персонала и потребности в обучении. Если ваша фирма преуспевает и быстро развивается, вы вполне можете столкнуться с одной проблемой, которую бизнесмены часто упускают из виду, а именно, достаточность численного состава.
Развивающийся бизнес означает повышенный объем работы для штатных работников, а новым сотрудникам потребуется какое-то время для освоения своих участков, так как нельзя будет отрывать от дел опытных работников. Планирование может частично разрешить эту проблему, так как определит те вопросы, по которым нужно будет своевременно принять меры.

"Никто из нас не имел опыта работы в коммерческих структурах, ни в русских, ни в совместных предприятиях. Так что нам всем это было в новинку. Я, например, не имел ни малейшего представления о том, как надо работать, как вести себя с покупателями и как продавать товары. Наш трехдневный курс обучения оказался весьма полезным. Все мы работаем в нашем магазине как большая дружная семья, у нас очень здоровый микроклимат. Администрация относится к нам, как к равным, а не как к детям, поэтому никаких проблем в наших отношениях нет. И все потому, что на нас лежит определенная ответственность."
Михаил Новиков, отдел электроники, "Ирландский Дом", Москва.

Глава 14: Почему предприятия терпят крах

На Рождество 1990 года Джейн Муррей позвонил директор ее банка и сообщил ей, что ее кафе, которое она открыла восемь месяцев назад, грозят крупные неприятности.

"До тех пор я просто делала все, что требовал от меня бизнес, и не понимала, что же такое есть бизнес на самом деле. А когда он позвонил, я поняла, что это конец."

Сейчас Джейн понимает, что она слишком много вложила в свой бизнес и не контролировала финансовую деятельность в первые месяцы работы своего предприятия. Два с половиной года спустя она обратила убыток в $110 000 в небольшую ежемесячную прибыль. Она добилась этого за счет снижения фонда зарплаты и четкой организации финансовой деятельности своего предприятия.

"Это своевременное предупреждение предотвратило полный крах, и я должна была проанализировать свои проблемы и принять меры, чтобы преодолеть кризис."

В книге, которая, по идее, должна показать российским предпринимателям, как открыть свое дело, глава, посвященная краху, может показаться неуместной. Но ведь западные школы бизнеса проводили исследования причин краха многих малых предприятий в первые несколько лет, и их результаты свидетельствуют о том, что для того, чтобы окончательно обосноваться на рынке, новому предприятию требуется от трех до пяти лет. Этими же исследованиями было установлено, что причины краха почти всегда можно было предвидеть, и если бы своевременно были приняты необходимые меры, то краха можно было бы избежать.
Хотя нынешняя обстановка в российском предпринимательстве совсем не та, что на Западе, многие из факторов, которые обуславливают крах малого предприятия очень схожи. Это объясняется тем, что предприниматели делают элементарные ошибки в подходе к управлению бизнесом. В этой главе мы рассмотрим основные причины несостоятельности некоторых малых предприятий. Вам следует иметь их в виду при рассмотрении показателей работы вашего предприятия и корректировке вашего бизнес-плана.

Стратегические ошибки в руководстве бизнесом

Эта категория ошибок представляет собой решения, принимаемые на среднесрочную и долгосрочную перспективу, то есть такие, которые определяют характер и направление развития вашего дела. Любая ошибка на этом этапе может иметь серьезные последствия, ибо такие решения носят структурный характер, и их трудно изменить или под-корректировать.

1. Недопонимание основ маркетинга
Мы уже подчеркивали важность маркетинга и его основополагающего принципа, согласно которому в центре внимания ваших планов и всей деятельности должен находиться потребитель, а не ваши товары или услуги. Если вы будете умело пользоваться основными элементами маркетинга, то вы сможете избежать трех наиболее распространенных ошибок, которые могут привести к краху предприятия.
Во-первых, отсутствие спроса на вашу продукцию, потому что ваше предприятие ориентировано на товары или услуга, а не на потребителя. Вам не заставить потенциальных потребителей покупать вашу продукцию. Надо, чтобы они нуждались в ней. Во-вторых, минимальная норма прибыли сразу после открытия для того, чтобы потребители пришли к вам от ваших конкурентов. Такое решение может расширить объем реализации вашего предприятия, однако низкая прибыль не даст вам необходимых средств для развития.
И, наконец, третье. Неправильное размещение предприятия - это одна из самых серьезных ошибок, которая может подорвать все шансы предприятия еще до того, как оно встанет на ноги.

"Железнодорожный транспорт в Америке всегда отличался жесткой конкуренцией. Компании соревновались по части чистоты купе, внешнего вида поездов и качества обслуживания. Но они настолько увлеклись конкуренцией между собой, что не заметили прихода воздушного транспорта. А авиакомпании начали потихоньку привлекать к себе их пассажиров. И железнодорожники внезапно поняли, что, строго говоря, они занимаются не транспортом, но являются лишь элементом широкой системы перевозок пассажиров. Это лишний раз подтверждает необходимость идти в ногу со временем. Потребители непрерывно меняют свое понимание того, что им нужно от товара или услуги, и вы с вашей продукцией должны поспевать за ними."
Марк Кинг, британское рекламное агентство Би-Эс-Би "Саачи и Caa4ii"(Saatchi & Saatchi), С-Петербург.

2. Чрезмерная зависимость от других фирм
Ангус Ранкин в 1986 году работал в компании "Канэри Уорф " (Canary Wharf). Эта строительная фирма купила бесхозную землю на окраине финансового района Лондона и создала новый бизнес-комплекс, в состав которого входит самое крупное в Европе здание.
Ангус должен был организовать выполнение большого макета, с помощью которого можно было бы продемонстрировать, как этот комплекс вписывается в данный район Лондона. К сожалению, он не справился с этим поручением:

"Для строительства макетов зданий была нанята одна американская фирма, а другая английская компания должна была сделать основание. К сожалению, американская фирма обанкротилась, и мы обратились к английской фирме с предложением купить ее. В конце концов макет был построен, но с задержкой на два месяца и с перерасходом сметы на 10%. Моя ошибка состояла в том, что я возложил такой большой объем работ на одну маленькую фирму. Поставил все на одну карту и не догадался разбить такой крупный проект на несколько частей. Мне кажется, что нет смысла вкладывать более 40% всех имеющихся средств в одну фирму, и вам надо иметь гарантию того, что ваш заказ составляет не более 40% бизнеса ваших поставщиков."

Хотя ошибка Ангуса не привела к краху его фирмы, этот пример все-таки показывает, насколько важна предварительная проверка и контроль за деятельностью ваших партнеров по бизнесу.
Ваш бизнес не должен в существенной степени зависеть от сторонней организации. Такая зависимость привязывает ваш бизнес к чьему-то успеху или неудаче. Такая зависимость может иметь место в отношениях с крупным клиентом, поставщиком сырьевых материалов, вашим суб¬подрядчиком и дистрибутором вашей продукции.
Если вы видите, что возникает такая зависимость, вам следует задуматься о том, что может произойти, если ваши связи нарушатся. А это может произойти в случае прекращения деятельности вашего партнера, изменения его номенклатуры, или, если он вдруг начнет оказывать на вас давление в попытке выторговать более выгодные условия для себя. На такой случай необходимо предусмотреть запасные варианты и постараться ослабить эту зависимость вашего бизнеса.

3. Отсутствие перспективных планов
Многие темы, раскрываемые в этой книге, такие, как маркетинг и руководство коллективом, требуют от владельца предприятия планировать свою будущую деятельность. Заглядывая в будущее своего предприятия, вы сможете увидеть его потребности и предусмотреть необходимую стратегию, которая бы гарантировала наличие необходимых ресурсов на случай возникновения таких потребностей. Кроме того, планирование необходимо для достижения конечных целей, которые вы поставили перед своим бизнесом.
Вы вскоре убедитесь, что без такого перспективного планирования меняющаяся ситуация отрицательно скажется на вашем бизнесе. А изменения могут быть самые разные. Планируя на будущее, вы стараетесь предвидеть события и прорабатываете резервные варианты решений. Чем более ваша обстановка подвержена переменам, тем более важно для вас такое планирование.

Ошибки в организации финансовой деятельности

Владельцы предприятий зачастую настолько заняты своими текущими заботами, что руководство финансовой деятельностью у них уходит на второй план. К сожалению, если предприятие сталкивается с финансовыми проблемами, они отражаются на всех аспектах его деятельности. Нет денег для выплаты зарплаты или для приобретения сырья. Как только начинаются такие трудности, у предприятия появляются все шансы закрыться.
Существует три основных категории ошибок в организации финансовой деятельности, и вы должны о них знать.

1. Ошибки в управлении движением денежных средств
Многие предприятия терпят крах из-за неправильного управления движением денежных средств. Но ошибки такого управления могут проявляться и в других аспектах финансовой деятельности вашего предприятия.
Ваш расчет движения денежных средств покажет, сможет ли ваш бизнес получить достаточно денег для покрытия запланированных расходов. Если их не хватает, то у вас есть возможность принять необходимые меры, чтобы поправить положение и не допустить его ухудшения. А вот без такого планирования ваше предприятие может оказаться не в состоянии продолжать свою деятельность, и над ним нависнет угроза закрытия.
При планировании движения денежных средств не следует поддаваться излишнему оптимизму по выручке от реализации и недооценивать производственные затраты.
Алан Туп несколько лет работал в одном крупном лондонском рекламном агентстве в качестве эксперта по маркетингу. Ему всегда хотелось самостоятельности, и он решил открыть свое собственное дело.
"Все вокруг советовали мне специализироваться на торговой рекламе продукции. К тому времени я уже написал книгу на эту тему, и видел свой шанс. В 1970 году я открыл фирму под названием "Сейлз Машин Интернэшнл" (The Sales Machine International) и стал предлагать консультационные услуги по торговой рекламе британским предпринимателям.
Начало было многообещающим., и ряд уважаемых британских фирм дали нам заказы. В бюджетной смете на первый год мы показали наш плановый доход, детальную расшифровку расходной части и небольшую прибыль."

"Я предполагал, что нам понадобится какая-то сумма для фи¬нансирования фирмы. Мне показалось, что $15 000 будет достаточно, и договорился с банком о кредите. Через четыре месяца наши доходы были на уровне плановых, а расходы не превышали сметы. Тем не менее, мне показалось, что наши $15 000 таяли очень уж быстро. И я просчитал, сколько нам еще причитается и сколько мы должны были выплатить. Эти расчеты показали, что через три месяца все деньги у меня кончатся. Я банкрот. На сей раз мой бизнес удалось спасти, но какой ценой! Все контракты были переписаны, в них были вписаны даты поэтапной оплаты счетов, и мы в спешном порядке провели переговоры и скорректировали проекты, находившиеся в работе. Расчеты движения денежных средств стали основным инструментом в управлении фирмой, и их корректировка - самой главной ежемесячной процедурой."

Алан Туп спас свой бизнес, и сегодня он имеет дочерние предприятия в нескольких странах.
Надо помнить, что деньги - это жизненные силы бизнеса, и вам необходимо постоянно знать, сколько их требуется и где их брать.

2. Слишком большая доля заемных средств.

Финансирование бизнеса может осуществляться как посредством прямых капиталовложений, так и за счет кредита. Как правило, финансирование производится из обоих источников. Если предприятие получает кредит, то оно выплачивает проценты за него из своей прибыли. Если доля заемных средств по отношению к собственному капиталу слишком высока, то в оплату по процентам за кредит отчисляется большая часть его прибыли. В результате оно может оказаться не в состоянии оплачивать свои накладные расходы, такие как аренда и заработная плата.
Жанет Регер с мужем основали свой бизнес по торговле дамским бельем еще в 1967 году, который сразу стал преуспевающим. Как она говорит, этот ранний успех и обусловил последующий крах их бизнеса.

"В 1974 году наши дела шли очень хорошо. Мы решили расширить производство и купили фабрику, а вскоре после этого мы взяли кредит под покупку магазина в самом центре Лондона. Через несколько лет наш бизнес вышел на международный рынок. И тогда мы приняли решение переехать в очень престижный магазин на Бонд Стрит, самой роскошной торговой улице Лондона. До этого мы брали в кредит небольшие суммы, которые мы выплачивали через два-три года. Этот же магазин потребовал крупного кредита, который мы обосновали своими планами высокой прибыли. Экономический спад в конце 70-х удвоил процентные ставки, и наша реализация существенно снизилась. Да ко всему прочему, еще и аренда на Бонд Стрит увеличилась на 50%. В конечном итоге мы вынуждены были закрыть свой бизнес. Потом я уже никогда не стремилась расширяться слишком быстрыми темпами. Сегодня у нас в Лондоне всего два магазина, а наша продукция продается по всей стране по лицензиям."

3. Неудовлетворительный бухгалтерский учет
Если владелец предприятия не в курсе финансового состояния своего бизнеса, то вряд ли от него можно ожидать правильных решений. Малые фирмы терпят крах зачастую только из-за того, что владелец забывает регулярно вносить новые данные в книги учета, или его бухгалтерия слишком сложная или неудобная. Надежные методы бухгалтерского учета должны внедряться с самого начала и совершенствоваться по мере развития бизнеса.
Дейвид Брюс открыл свой первый бар в Лондоне в 1979 году, взяв кредит под залог своего дома.

"Я работал по 18 часов в сутки, семь дней в неделю. Я варил пиво у себя в подвале и держался только на адреналине. У меня было восемь сотрудников и бухгалтер на полставки. Бар был всегда полон посетителей, точка нулевой прибыли была на уровне $3 750 в неделю, а мы никогда не опускались ниже $6 750 . Вот я и подумал, а стоит ли мне каждый раз бегать домой и часами корпеть над нудными расчетами? Оборот был превосходный, и не было никакой нужды возиться со счетами прибылей и убытков. Несколько лет спустя, мы открыли четвертый бар. Мои юристы настояли на том, чтобы я встретился с бухгалтерской фирмой "Туш Росс" (louche Ross). Мы с женой отправились туда, взяв с собой все финансовые документы, которые у нас были, и прихватив пару ревизионных отчетов, согласно которым мы с первого дня работали в убыток. По сути, хотя оборот за первый год у нас превысил миллион с половиной долларов, наш убыток составил $129 000. Один из экспертов фирмы сказал нам, что если мы не назначим какого-то бухгалтера на должность финансового директора, через пару месяцев мы просто обанкротимся.
Сегодня можно сказать, что я стал жертвой собственного успеха. Если бы мой оборот не был таким хорошим, я бы намного раньше понял, насколько я близок к краху."

Кроме того, вы должны иметь доступ к информации по вашей финансовой деятельности в любое время, а не "завтра". Объективные данные нужны для принятия управленческих решений, и без этой информации невозможно рассчитывать на здравые решения. Вы должны внедрить в ваш бизнес такую систему бухгалтерского учета, которая бы гарантировала вам информацию, необходимую в момент принятия решения.

4. Недостаток собственных средств
При подготовке бизнес-плана вам, может быть, трудно составить точный прогноз всех расходов, с которыми связано открытие бизнеса. Некоторые фирмы терпят крах только потому, что их основатели изыскали достаточно средств лишь для того, чтобы открыться, не понимая, что малым предприятиям зачастую требуется дополнительная финансовая поддержка на этапе становления.

5. Неправильное использование денег фирмы
Некоторые предприятия терпят крах, потому что их владельцы не контролируют расход средств. Накладные расходы следует контро¬лировать и проверять их абсолютную необходимость и целесообразность. Следует также вести строгий учет материальных и товарных запасов. Многие предприниматели, открыв собственный бизнес, начинают шиковать и приобретают на деньги предприятия дорогие автомашины и прочие предметы роскоши, которые не нужны для повседневной работы.

"Преуспевающие вложили свои средства в оборудование и в обучение персонала."

"Мы начали программу развития дилерской сети в 1991 году. Некоторые к этому времени уже преуспевали, других постигла неудача. Преуспевающие вложили свои средства в оборудование и в обучение персонала. Они не расходовали деньги на Мерседесы и не тратили их попусту, а вложили их в развитие своего бизнеса."
Боб Эйджи, генеральный директор фирмы "Рэнк Ксерокс" (Rank Xerox), Москва.

Ошибки в руководстве текущей деятельностью предприятия

Руководство предприятием требует каждодневных решений, которые изменяют состояние вашего бизнеса, как в краткосрочном плане, так и на отдаленную перспективу. При решении ближайших задач вы можете допустить просчеты, которые могут быстро привести к закрытию предприятия.